Specjalista ds. administracyjnych i sekretariatu K-kobieta/M-mężczyzna

Zadania w zakresie sekretariatu: 1) Obsługa sekretariatu; 2) Przyjmowanie i rozdzielanie zgodnie z dekretacją Dyrektora wszelkiej korespondencji przychodzącej z zewnątrz; 3) Przyjmowanie korespondencji do wysyłania, przedkładanie jej do podpisu Dyrektorowi lub osobom upoważnionym do podpisu, odpowiednie zarejestrowanie jej oraz dokonanie wysyłki zgodnie z instrukcją kancelaryjną; 4) Prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej; 5) Na polecenie Dyrektora prowadzenie spraw urzędowych; 6) Na polecenie Dyrektora formułowanie pism urzędowych, regulaminów, zarządzeń; 7) Prowadzenie rejestrów zarządzeń, umów, skarg i wniosków, pełnomocnictw oraz książki kontroli; 8) Prowadzenie BIP; 9) Zapewnienie odpowiedniego przepływu informacji i dokumentów. Zadania w zakresie administracyjnym: 1) Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji administracyjnej (umowy, protokoły, rejestry); 2) Nadzór nad prawidłowym przebiegiem usług firm współpracujących w zakresie zadań administracyjnych; 3) Organizowanie bieżących napraw i konserwacji w obiektach Teatru; 4) Zarządzanie obiektem i jego infrastrukturą: monitorowanie stanu budynku i instalacji, organizacja i koordynacja przeglądów technicznych (okresowych, rocznych, pięcioletnich); 5) Zapewnienie sprawnego funkcjonowania obiektu nadzór techniczny, organizacyjny i administracyjny; 6) Prowadzenie dokumentacji dotyczącej użytkowanych nieruchomości oraz środków transportu Teatru; 7) Monitorowanie kosztów eksploatacyjnych; 8) Realizacja zadań zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych oraz sporządzanie wymaganej w tym zakresie dokumentacji; 9) Organizacja pracy osób sprzątających i portierów; 10) Nadzór nad zaopatrzeniem pracowników w środki pracy, odzież roboczą, ochronną, środki czystości i higieny; 11) Prowadzenie ewidencji ruchu niskocennych środków trwałych i innego wyposażenia; 12) Terminowe i rzetelne przeprowadzaniem inwentaryzacji metodą spisu z natury zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami; 13) Prowadzenie sprawozdawczości w zakresie zajmowanego stanowiska. Wymagania: wykształcenie - średnie ogólnokształcące zawód - Pozostali specjaliści do spraw administracji i rozwoju umiejetności - Obsługa pakietu MS Office Umiejętność redagowania pism i dokumentów urzędowych, sprawna obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej, wiedza z zakresu administrowania budynkami. Dodatkowo mile widziane: doświadczenie w pracy w instytucji o podobnym profilu, znajomość prawa zamówień publicznych oraz doświadczenie w prowadzeniu postępowań przetargowych, opracowywanie planu zakupów oraz planu postępowań, doświadczenie w zarządzaniu obiektem lub infrastrukturą techniczną. staż pracy ogółem - lata: 2 Umowa: Umowa o pracę na okres próbny